اشاره:یکی از کارکردهای مهم و ارزنده روابط عمومی ها موضوع تنظیم افکار عمومی داخل سازمان و با توجه به مخاطبان درون سازمانی است.

 به طوری که نیمی از وظایف یک روابط عمومی بویژه روابط عمومی هایی که در مجموعه های بزرگ و پرتعداد نیروی انسانی مشغول فعالیت هستند را تنظیم ارتباطات درون سازمانی تشکیل می دهد. به گفته بسیاری از صاحبنظران رمز موفقیت هر دستگاه در حوزه ماموریت های خارج از سازمان نیز توجه دقیق و با برنامه به موضوعات درون سازمان و جلب تفاهم و پشتیبانی مخاطبان درون سازمانی است. و روابط عمومی ها برایرسیدن به این هدف و سایر اهداف ارتباطی خود چاره ای جز استفاده مطلوب و منطقی از ابزارها و فنونی نظیر نشریه ندارند. اگر نگاهی به تاریخچه افکار عمومی بیاندازیم مشاهده می شود که 3 عامل مطبوعات، به منزله جولانگاه مباحثات، کلام چاپ شده به عنوان وسیله متقاعدسازی و مردان ادب ، در نقش سیاستمداران حوزه عمومی جدیدی ایجاد کردند که چارلز کولی ان را یک محصول مبتنی بر ارتباط و تاثیر متقابل می داند. در تشکیل حوزه افکار عمومی و گسترش حوزه عمومی نقش رسانه هایمکتوب بویژه روزنامه هایی نظیر تاتلر، اسپکتاتور و گاردین نقش بی بدیل و ارزنده ای بوده است و تا دوره دوم حیات افکار عمومی 1944 که نقش رسانه هایی نظیر رادیو ، سینما و بعدها تلویزیون بسیار پررنگ شد تمامی نظریات ارتباطی و تعریف افکار عمومی و حتی روابط عمومی تابع استفاده درست کردن از رسانه ای مکتوب تلقی می شد. نکته دیگر آنکه استفاده از فنون انتشاراتی چه در حوزه درون سازمانی، و چه در حوزه برون سازمانی روابط عمومی ها را که تا سال 1920 به عنوان دفاتر مطبوعاتی می شناختند رو به تکامل نهاد و موجب شد تا دفاتر مطبوعاتی یا همانروابط عمومی های نخستین به دفاتر مطبوعاتی و انتشاراتی تغییر نام یابند. فنون انتشارات به سبب دارا بودن برخی از ویژگی ها نظیر ماندگار بودن ، مستند بودن، قابلیت مراجعه، آرشیو و تداوم و.... قابلیت هدف قراردادن گروه های مخاطبین درون و برون سازمان توانست رسانه ها و ابزار مناسبی در جهت تنظیم روابط بین سازمان و مخاطبان در اختیار روابط عمومی ها قرار دهد. تاریخچه نشریات درون سازمان:هرچند که انتشار نخستین نشریه درون سازمانی در سال 1840 در یک کمپانی انگلیس صورت گرفت که وظیفه تنظیم روابط با کارمندان، جامعه، وسایل ارتباط جمعی و... را برعهده داشت اما سابقه استفاده عمومی از رسانه های درون سازمانی به دوره دوم حیات روابط عمومی ها که استفاده از تکنیک ها و فنون انتشارات به دفاتر مطبوعاتی که نخستین واحدهای روابط عمومی بودند، اضافه شد. رسانه های درون سازمانی در ابتدا به 2 کارکرد اصلی و مهم رسانه یعنی اطلاع رسانی و آموزش توجه داشتند. از 1920 به بعد گفت و گو های حرفه ای و تجاری و فن اقناع و تبلیغ شفاهی یکی دیگر از شا خه های فهمی ارتباطات صنعتی بود که در خدمت برنامه های ارتباطی درون سازمانی قرار گرفت. این تکنیک به ویژه به خاطر نوشته های دیل کارنگی و دوره های آموزشی ارایه شده توسط وی مورد حمایت و تشویق قرار گرفت و بر این مبنا سازمان های تجاری میان اثر بخش مدیریت و مهارتهای ارتباطی نوعی پیوند برقرار کردند. کانال های ارتباطات یا رسانه های درون سازمانی علاوه بر محتوای ارتباطات، تجزیه و تحلیل شبکه ارتباطات رییس و مرئوس جزو حوزه های سنتی تحقیقات مربوط به ارتباطات سازمانی شناخته می شد. تحقیقات مربوط به کانال های ارتباطات به جریان اطلاعات به عنوان یک امر مرتبط با ساختار بعد از سال 1940 صورت گرفت. از این سال به بعد با توجه به نظریات جدید درحوزه ارتباطات و تحول روابط عمومی ها و حرکت به سوی روابط عمومی نوین توجه به نظام دو سویه همسنگ توجه بیشتر به روابط عمومی نوین بویژه درحوزه درون سازمان مورد توجه قرار گرفت. نشریه درون سازمانی و تحقق اهداف ارتباطی سازمان:یکی از وظایف مدیریت سازمان که روابط عمومی در تعریف حرفه ای و آرمانی خود بخشی از وظایف مدیریت سازمان است، موضوع برقراری ارتباطات در داخل سازمان و مدیریت ارتباطات درون سازمانی است. و واحد روابط عمومی در هر سازمان مهمترین و بیشترین نقش را در تحقق وظیفه مذکور به عهده دارد. یکی از مهمترین و بهترین ابزارهای تحقق این وظیفه نشریات درون سازمانی چه به صورت الکترونیکی و چه به صورت مکتوب است. نشریات و سایر ابزارها و فنون اطلاع رسانی درون سازمانی یا به صورت عمودی در طول سلسله مراتب و یا ممکن است به طور افقی در سازمان و در امتداد جریان کار گسترش یابد. در هر مورد مقصود مطلع کردن زیر دستان از انتظارات مدیریت برای تحقق اهداف سازمان است و از طرف دیگر مسیر باز خورد هم به عنوان جریان ارتباطی رو به بالا است که مدیر را از عملکرد زیر دستان و هر مشکل که ممکن است رخ دهد آگاه می کند. چنین بازخوردی مرتبط با کارکرد کنترل مدیریت است و باید تاکید شود که هر دو نوع ارتباطات برای مدیر مهم است و موفقیت او و سازمانبه هر 2 نوع بستگی دارد.عوامل سازمانی:عوامل سازمانی که در حقیقت اجزای سازمان هستند در شکل دهی و حرکت سازمان نقش دارند و ماهیت سازمان مورد نظر را برای ما ترسیم می کنند. مهمترین این عوامل عبارتند از:نیروی انسانی، ساختار سازمانی، قوانین و مقررات حاکم بر سازمان، ابزار و امکانات، روش ها و سیستم ها و فرهنگ سازمانی.این عوامل می توانند با حرکت در جهت موافق اهداف قوتها را رقم بزنند و یا بر عکس ضعف ها را پدید آورند. با توجه به این فرصت ها و تهدید ها ونیز فرصت ها و ضعف ها ست که مدیران قادر خواهند بود، راهبردها و خط مشی های خود را به منصه ظهور رسانند. مدیران در تصمیم گیری های بهینه خود نیاز به اطمینان از محیط دارند. و نشریات درون سازمانی با به حرکت در آوردن اطلاعات در مجموعه سازمان و کاهش دادن فضاهای غیر رسمی ارتباطات درون سازمانی و تبادل دقیق و مناسب اطلاعات آرامش لازم را به فضای سازمان داده و عوامل محیطی را تنظیم می کند. عوامل محیطی و رویدادهای حاکم بر آنها ابعاد گوناگونی دارند. مثلاً اینکهمحیط مورد نظر پایدار بوده یا ناپایدار و اطلاعات حاصله چگونه آنها را تعبیر می کند. از سوی دیگر این محیط می تواند ساده یا پیچیده باشد. پیچیدگی محیط در واقع نشان دهنده ناهمگون بودن عوامل محیطی یا خارج از سازمان است که با فعالیت سازمان ارتباط پیدا می کند. میزان اطمینان یا عدم اطمینان در محیط بستگی مستقیم با اطلاعات موجود در محیط دارد. به هر میزان که اطلاعات موجود در محیط بیشتر باشد میزان تردید کمتر و تصمیم گیری مطمئن تر و آسان تر خواهد بود و هر اندازه که اطلاعات در محیط کمتر باشد میزان تردید بیشتر و تصمیم گیری دشوارتر خواهد بود. از این رو سازمان و مدیریت آن تلاش می کنند که اطلاعات صحیح و قابل اعتماد بیشتری درباره محیط های مختلف خود که به صورت لایه به لایه آن را احاطه کرده اند به دست آورند. و اطلاعات مورد نیاز کارکنان سازمان را برای همراهی در تصمیمات مدیریت و اهداف سازمان در اختیار آنان قرار دهند. تحقیقات نشان می دهد که کارکنان نسبت به آگاهی از طرح های سازمانی و اجرای آنها و سایر موضوعات مربوط به شغل خود علاقه نشان می دهند و از این رو است که دست اندرکاران این نشریات ملزم به رعایت نیازها و علایق خوانندگان خود هستند چه آنهایی که خود را حامی خوانندگان می دانند و چه آن هایی که در خدمت مدیران می باشند. در برخی از سازمان ها همکاری مدیریت رو به بالا برای پاسخگویی به سوالات و بررسی تحقیقات، مطالعات و اجرای آن ها به دلیل کمبود زمان کافی به سختی صورت می گیرد و با موانعی روبروست. اما این هنر نشریات داخلی سازمان ها و شرکت هاست که بتوانند پاسخی برای حل این موانع و مشکلات بیابند و با طراحی مکانیزم های عملی ارتباط دو سویه و مؤثری را بین مدیران و کارکنان به وجود آورند.نکات مورد توجه در انتشار نشریه درون سازمانی: عوامل موفقیت نشریات درون سازمانی توجه به اهداف، مخاطبان، ترتیب انتشار، عنوان و محتوی است.1- اهداف: مهمترین اهدافی که برای انتشار یک نشریه درون سازمانی در سطح سازمان متصور است ، افزایش آگاهی، ایجاد حس مشارکت و همدلی، ایجاد شناخت برای مخاطبان خاص برون سازمان از سازمان، جلب اعتماد عمومی، فرهنگ سازی، ارتباط باخانواده ها، ایجاد نشاط می باشد.2- مخاطبان:در حوزه مخاطبان که بی تردید مهمترین متغیر در مجموعه فرایند ارتباطات است توجه به جنسیت، سن، سطح تحصیلات، سابقه خدمت، نوع استخدام، وضعیت تاهل، طبقه بندی مشاغل وتعداد افراد تحت پوشش سازمان می باید در برنامه ریزی های ارتباطی یک نشریه درون سازمانی مورد توجه تولید کنندگان قرار گیرد.3- محتوی:در حوزه محتوی توجه نشریه به نیازهای کارکنان و عدم اعمال نظرات یک طرفه به نفع مدیریت، صحت اخبار ومطالب منتشر شده، پوشش دقیق همه افراد سازمان، توجه دقیق به ساده نویسی، توجه به ارزش خبری تازگی و دوری از ارزش خبری شهرت و شهرت گرایی، توجه جدی به باز خورد مستمر.4- اطلاع یابی:به دست آوردن اطلاعات مربوط به پراکندگی مخاطبان، پراکندگی جغرافیایی سازمان، سطح تحصیلات کارکنان،میزان علاقه مندی به رسانه های مکتوب از سوی کارکنان، حجم رویدادها و اخبار سازمان، تعداد پرسنل و وضعیت و توانایی پرسنل روابط عمومی. منابع:1- نظریه های ارتباطات سازمانی- دکتر علی اکبر فرهنگی- نشر رسا2- روابط عمومی در چهارده گفتار – مقاله نقش روابط عمومی در بهینه سازی تصمیم گیری های سازمانی- دکتر علی اکبر فرهنگی3- فنون روابط عموی- تهیه و جمع آوری- مهدی باقریان- انتشارات کارگزار روابط عمومی